دبیرخانه

آیین‌نامه

تشکیلات و فعالیت‌های دبیرخانه

شورای هماهنگی و پی‌گیری رهنمودهای مقام معظم رهبری

و مراجع معظم تقلید در امور حوزه‌ها

باسمه تعالی

آیین‌نامه تشکیلات و فعالیت‌های دبیرخانه

شورای هماهنگی و پی‌گیری رهنمودهای مقام معظم رهبری و مراجع معظم تقلید در امور حوزه‌ها

مقدمه

به منظور پی‌گیری و اجرای مصوبات شورای هماهنگی و پی‌گیری رهنمودهای مقام معظم رهبری و مراجع عظام تقلید در امور حوزه‌های علمیه، دبیرخانه شورا زیر نظر دبیر شورا تشکیل و اداره می‌گردد که از این پس به اختصار «دبیرخانه» نامیده می‌شود و وظایف زیر را بر عهده دارد:

ماده 1- وظایف دبیرخانه

1.      انجام مطالعات در زمینه اهداف، سیاست‌ها، راهبردها و الگوهای ارتقای وضعیت حوزه و پیشنهاد به شورا؛

2.      پیشنهاد اولویت‌ها و برنامه‌های مورد نیاز حوزه‌های علمیه بر اساس سیاست‌ها و راهبردهای ابلاغی از سوی شورا؛

3.      طراحی و پی‌گیری اجرای برنامه‌های مصوب و روش‌های اجرایی؛

4.      پشتیبانی علمی، پژوهشی، اطلاعاتی و خدماتی متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا، کمیسیون‌ها و کارگروه‌های تخصصی؛

5.      توسعه ارتباطات شورا با متخصصان، مسؤولان، مجریان و مراکز همسو و دستگاه‌ها و سازمان‌های مرتبط با وظایف شورا؛

6.      نظارت بر حسن اجرای مصوبات شورا و ارزیابی اجرای برنامه‌ها؛

7.      فرهنگ‌سازی تحول در میان حوزویان و افراد و مراکز مرتبط؛

8.      انجام کارشناسی‌های موضوع وظایف دبیر؛

9.      تنظیم برنامه و برگزاری جلسات شورا و کمیسیون‌ها و کارگروه‌های مربوط و تنظیم و نگه‌داری صورت‌جلسات، مصوبات و سایر اسناد و مدارک شورا و کمیسیون‌ها؛

10.  انجام امور روابط عمومی شورا و اطلاع‌رسانی درباره مصوبات شورا و تهیه گزارش‌های دوره‌ای از فعالیت‌های شورا و کمیسیون‌ها؛

11.  انجام امور مربوط به فعالیت‌های اداری، مالی، خدماتی شورا، کمیسیون‌ها، کارگروه‌ها و کارکنان دبیرخانه.

تبصره:دبیر شورا می‌تواند جهت انجام وظایف خود، علاوه بر ساختار مصوب، حسب ضرورت ادارات یا گروه‌های تخصصی دیگری را پس از تأیید رئیس شورا تشکیل دهد

ماده 2- کمیسیون تلفیق

به منظور ایجاد هماهنگی میان کارشناسی‌های کمیسیون‌های مختلف شورا، کمیسیون تلفیق با ترکیب ذیل تشکیل می‌شود:

1.      دبیر شورا (رئیس)؛

2.      رؤسای کمیسیون‌های تخصصی؛

3.      سه نفر از صاحب‌نظران امور حوزه‌های علمیه به پیشنهاد دبیر و تأیید و حکم رئیس شورا.

تبصره: یک نفر از اعضای کمیسیون به انتخاب رئیس کمیسیون، مسؤولیت دبیری کمیسیون را بر عهده خواهد داشت.

ماده 3- شرح وظایف کمیسیون تلفیق

شرح وظایف کمیسیون تلفیق عبارت است از:

1.      ایجاد هماهنگی، توازن و وحدت رویه در عملکرد، مصوبات و برنامه‌های کمیسیون‌ها؛

2.      جمع‌بندی نهایی مصوبات کمیسیون‌ها و آماده‌سازی دستور جلسات شورا؛

3.      پیشنهاد الگوی کلان ایجاد تحول در حوزه‌های علمیه به شورا؛

4.      پیشنهاد اهداف، راهبردها و دورنمای تحولات حوزه به شورا؛

5.      پیشنهاد برنامه‌های تأمین‌کننده حمایت‌های مورد نیاز فعالیت‌های شورا و دبیرخانه؛

6.      بررسی گزارش‌های ارزیابی مصوبات کمیسیون‌ها و ارائه توصیه‌های خود به دبیر شورا جهت پی‌گیری حسن اجرای الگوی کلی سیاست‌ها و راهبردهای تعیین شده و مصوبات دیگر شورا؛

7.      بررسی گزارش عملکرد مراکز و ارزیابی نحوه اجرای برنامه‌های ابلاغی به مراکز مختلف و ارائه پیشنهاد به دبیر شورا؛

8.      برنامه‌ریزی و انجام کارشناسی‌های ارجاعی از سوی دبیر و شورا.

ماده 4- ساختار دبیرخانه

1.      دبیرخانه از دو مدیریت علمی و اجرایی تشکیل می‌شود که مدیران دو بخش از سوی دبیر شورا تعیین و نصب می‌گردند؛

2.      مدیریت علمی از دو گروه «مطالعات و برنامه‌ریزی» و «پشتیبانی علمی» تشکیل می‌شود؛

3.      مدیریت اجرایی از سه اداره «امور اداری، مالی و خدماتی»، «ارتباطات و امور فرهنگی» و «پی‌گیری و نظارت» تشکیل می‌شود.

ماده 5- وظایف مدیریت علمی

وظایف مدیر علمی عبارت است از:

1.      انجام مطالعات در زمینه اهداف، سیاست‌ها، راهبردها و الگوهای ارتقای وضعیت حوزه و پیشنهاد به شورا؛

2.      پیشنهاد اولویت‌ها و برنامه‌های مورد نیاز حوزه‌های علمیه بر اساس سیاست‌ها و راهبردهای ابلاغی از سوی شورا؛

3.      پشتیبانی علمی- پژوهشی از شورا، کمیسیون و کارگروه‌های تخصصی؛

4.      فراهم آوردن زمینه بهره‌گیری از ظرفیت صاحب‌نظران، نخبگان و مراکز علمی حوزوی در انجام کارشناسی‌های لازم؛

5.      مدیریت ادارات و گروه‌های تابعه؛

6.      انجام کارشناسی‌ها و امور محول از سوی شورا و دبیر.

ماده 6- وظایف گروه مطالعات و برنامه‌ریزی

1.      پشتیبانی علمی و پژوهشی متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا، دبیرخانه، دبیر، کمیسیون‌ها و کارگروه‌های تخصصی؛

2.      پیشنهاد انواع مدل‌ها و الگوهای مناسب تدوین دورنما، استراتژی، تشخیص، هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی و اجرا به کمیسیون تلفیق؛

3.      پیشنهاد انواع برنامه‌های مناسب تحول به کمیسیون‌ها جهت بررسی و تأیید؛

4.      پیشنهاد زمان‌بندی اجرای برنامه‌ها به دبیر شورا جهت طرح در شورا و ابلاغ به مراجع ذی‌صلاح؛

5.      برنامه‌ریزی جهت رویارویی با موقعیت‌های مخاطره‌آمیز برای فعالیت‌های شورا و پیشنهاد به دبیر شورا جهت طرح در کمیته راهبردی و تصمیم‌گیری؛

6.      انجام پژوهش‌ها و طرح‌های مطالعاتی درباره فعالیت‌های شورا و دبیرخانه، جهت خودبازبینی و اصلاح روش‌های انتخابی؛

7.      بررسی هماهنگی علمی میان کمیسیون‌ها و انسجام فعالیت‌ها و ارائه پیشنهادهای مناسب به دبیر شورا؛

8.      پیشنهاد روش‌های پی‌گیری موضوعات مربوط به نیروی انسانی و طرح‌ها و برنامه‌های آموزشی و توانمندسازی به دبیر شورا؛

9.      پیشنهاد برنامه‌های تأمین منابع و سیستم پشتیبانی مصوبات و برنامه‌های شورا به دبیر جهت پی‌گیری؛

10.  برنامه‌ریزی همایش‌ها، نشست‌ها، کارگاه‌ها و... متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا و همکاری با اداره امور فرهنگی و ارتباطات جهت برگزاری؛

11.  برنامه‌ریزی و انجام نیازسنجی‌ها، افکارسنجی‌ها و پژوهش‌های متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا با همکاری بخش ارتباطات و امور فرهنگی؛

12.  برقراری ارتباط علمی میان شورا و کمیسیون‌ها و مراکز علمی- پژوهشی دیگر با همکاری اداره ارتباطات و امور فرهنگی؛

13.  انجام امور محوله.

ماده 7- وظایف گروه پشتیبانی علمی

1.      جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز و پشتیبانی اطلاعاتی متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا، دبیرخانه، دبیر، کمیسیون‌ها و کارگروه‌های تخصصی؛

2.      جمع‌آوری و سامان‌دهی کلیه اخبار و اطلاعات مرتبط با وظایف شورا و دبیرخانه و ارائه مناسب آن به بخش‌های مختلف از طریق مدیریت امور دبیرخانه؛

3.      جمع‌آوری و سامان‌دهی ایده‌ها، نظرات، طرح‌ها و برنامه‌های پیشنهادی افراد و مراکز دیگر در ارتباط با وظایف شورا و ارائه به ادارات و کمیسیون‌های مربوط، از طریق مدیریت امور دبیرخانه؛

4.      جمع‌آوری، سامان‌دهی و نگه‌داری صحیح مدارک، اسناد و کلیه اطلاعات تولید شده در شورا، دبیرخانه و کمیسیون‌ها و تهیه فهرست‌ها و مجموعه‌های مورد نیاز از میان آن‌ها و ارائه به بخش‌های ذی‌ربط از طریق مدیریت امور دبیرخانه؛

5.      مدیریت کدها به منظور ایجاد وحدت اطلاعاتی؛

6.      طراحی و پشتیبانی شبکه جامع اطلاع‌رسانی و تهیه و ارائه نرم‌افزارهای مورد نیاز شورا و دبیرخانه؛

7.      مدیریت فنی وب‌سایت شورا، در همکاری با اداره ارتباطات و امور فرهنگی؛

8.      بررسی و تنظیم اسناد و آثار شورا و دبیرخانه که لازم است به سایر افراد یا مراکز ارائه شود، با همکاری اداره ارتباطات و امور فرهنگی؛

9.      راه‌اندازی و مدیریت کتابخانه‌ای متناسب با فعالیت‌های شورا و ارائه خدمات بهنگام و مناسب به شورا و دبیرخانه؛

10.  انجام امور محوله.

ماده 8- وظایف مدیریت اجرایی

وظایف مدیریت اجرایی عبارت است از:

1.      پی‌گیری امور اداری، مالی و اجرایی دبیرخانه؛

2.      طراحی و پی‌گیری اجرای برنامه‌های مصوب و روش‌های اجرایی؛

3.      پشتیبانی اطلاعاتی و خدماتی از شورا، کمیسیون‌ها و کارگروه‌های تخصصی؛

4.      بهره‌گیری از ظرفیت‌های دستگاه‌ها و مراکز حوزوی و ملی در راستای وظایف شورا از طریق برقراری ارتباطات لازم؛

5.      نظارت بر حسن اجرای مصوبات شورا و ارزیابی اجرای برنامه‌ها؛

6.      فرهنگ‌سازی تحول در میان حوزویان و افراد و مراکز مرتبط؛

7.      انجام کارشناسی‌های موضوع وظایف دبیر در زمینه‌های اجرایی و نظارتی؛

8.      تنظیم برنامه و برگزاری جلسات شورا و کمیسیون‌ها و کارگروه‌های مربوط و تنظیم و نگه‌داری صورت‌جلسات، مصوبات و سایر اسناد و مدارک شورا و کمیسیون‌ها؛

9.      انجام امور روابط عمومی شورا و اطلاع‌رسانی درباره مصوبات شورا و تهیه گزارش‌های دوره‌ای از فعالیت‌های شورا و کمیسیون‌ها؛

10.  انجام امور مربوط به فعالیت‌های اداری، مالی، خدماتی شورا، کمیسیون‌ها، کارگروه‌ها و کارکنان دبیرخانه؛

11.  مدیریت ادارات تابعه؛

12.  انجام امور محول از سوی شورا و دبیر.

ماده 9: وظایف اداره امور اداری، مالی و خدمات

1.      پشتیبانی فنی و به‌روزآوری سیستم‌های مورد استفاده شورا، دبیرخانه و کمیسیون‌ها؛

2.      انجام امور مالی فعالیت‌های شورا و دبیرخانه و نگه‌داری حساب‌ها و تنظیم دفاتر مالی و اموالی و نظارت بر مصرف اعتبارات؛

3.      پیشنهاد ضوابط مالی به دبیر شورا جهت تأیید و پرداخت هزینه‌های جاری طبق ضوابط و مقررات تأیید شده از سوی دبیر؛

4.      انعقاد قراردادهای پژوهشی، اداری، اجرایی و مالی و پرداخت حقوق و دستمزد طبق ضوابط مالی ابلاغی؛

5.      کنترل و حسابرسی اسناد هزینه و پرداخت اسناد هزینه حسابرسی شده؛

6.      تهیه گزارش‌های مالی از فعالیت‌های شورا، دبیرخانه و سایر بخش‌ها جهت ارائه به دبیر شورا؛

7.      پیش‌بینی بودجه‌های مورد نیاز فعالیت‌ها و ارائه به دبیر شورا؛

8.      انجام امور خرید، انبارداری، اموال‌داری، تدارکات و پشتیبانی فعالیت‌های شورا و دبیرخانه؛

9.      ارائه تدارکات و خدمات مربوط به جلسات شورا، کمیسیون‌ها، گروه‌ها، کارگروه‌ها و سایر برنامه‌های دبیرخانه؛

10.  پشتیبانی فنی از قبیل صوت، تصویر، لوازم نمایشی و... و امور حمل و نقل و ایاب و ذهاب فعالیت‌های شورا؛

11.  پیشنهاد آیین‌نامه‌ها و مقررات جذب، انتصاب، ترفیع، مرخصی، معذوریت و انفصال افراد و مسؤولین به دبیر شورا جهت تأیید و پیشنهاد امور رفاهی افراد و اعضا؛

12.  اتخاذ تدابیر لازم جهت کنترل حضور و غیاب افراد و اعضا؛

13.  حفظ و نگه‌داری پرونده‌ها و سوابق جذب تا انفصال افراد و اعضا و پرداخت‌های صورت‌گرفته به آن‌ها؛

14.  انجام مکاتبات جاری و ثبت ورود و خروج نامه‌های واصله و صادره و استقرار سیستم بایگانی جهت نگه‌داری سوابق مکاتبات با استفاده از روش‌های بایگانی؛

15.  تهیه و تدارک نوشت‌افزار و وسایل مورد مصرف امور اداری با توجه به حجم فعالیت‌های بخش‌های مختلف؛

16.  ضبط مذاکرات و جلسات شورا، کمیسیون‌ها، گروه‌های تخصصی و کارگروه‌ها و پیاده‌سازی، مقابله و ویرایش مباحث و ارائه به اداره پشتیبانی اطلاعات؛

17.  انجام امور ارجاعی از سوی مدیریت امور دبیرخانه.

ماده 10: وظایف اداره ارتباطات و امور فرهنگی

1.      تلاش برای جلب تأیید و هم‌سویی عمومی با فعالیت‌های شورا و دبیرخانه؛

2.      برقراری ارتباط شورا و دبیرخانه با دیگر مراکز- حوزوی و غیر حوزوی- به منظور ایجاد حسن نیت دوطرفه؛

3.      بررسی اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیت‌ها، اقدامات، طرح‌ها و برنامه‌های شورا و دبیرخانه به منظور تنظیم سیاست‌های خبری و تبلیغاتی با همکاری اداره پشتیبانی اطلاعاتی؛

4.      تهیه و تدوین و پیشنهاد بیانیه‌ها، اطلاعیه‌ها، آگهی‌ها و پیام‌های شورا و دبیرخانه به دبیر شورا جهت پی‌گیری تصویب، نشر و انعکاس آن در رسانه‌های جمعی؛

5.      اطلاع‌رسانی مناسب از طریق ابلاغ فعالیت‌ها و مصوبات شورا به جراید و رسانه‌ها و تنظیم اخبار و گزارش‌های لازم به منظور انعکاس در رسانه‌های گروهی؛

6.      پی‌گیری پاسخ‌گویی به پرسش‌ها و انتقادات از طریق دبیر شورا؛

7.      برگزاری مصاحبه‌ها و پی‌گیری خبری و اطلاعاتی سمینارها، کنفرانس‌ها، جلسات و بازدیدها به منظور انعکاس آن به مسؤولان، حوزویان و غیره؛

8.      پیشنهاد اهداف و راهبردهای فرهنگی فعالیت‌های شورا به کمیته راهبردی جهت تصویب؛

9.      برنامه‌ریزی و فرهنگ‌سازی در میان حوزویان، افراد و مراکز مرتبط جهت زمینه‌سازی برای فعالیت‌های شورا؛

10.  تحلیل و بررسی اسناد نهایی شورا و دبیرخانه جهت تشخیص زمینه‌های فرهنگی مورد نیاز برای پی‌گیری آن‌ها در حوزه‌های علمیه و برنامه‌ریزی فرهنگی؛

11.  استخراج دیدگاه‌های صاحب‌نظران و اندیشمندان و تحلیل اخبار و اطلاعات در زمینه فرهنگ حوزه‌های علمیه و ارائه آن به بخش‌های مختلف شورا و دبیرخانه از طریق مدیریت امور دبیرخانه؛

12.  مدیریت محتوای وب‌سایت شورا با همکاری گروه پشتیبانی علمی؛

13.  انتشار منشورات، خبرنامه‌ها و ویژه‌نامه‌های متناسب با وظایف و مسؤولیت‌های شورا؛

14.  پی‌گیری و اقدام برای تبلیغات درباره فعالیت‌های عمومی شورا و دبیرخانه؛

15.  انجام امور محوله.

ماده 11: وظایف اداره پی‌گیری و نظارت

1.      تدوین و پیشنهاد خط مشی‌های اجرایی در حوزه ارزیابی مصوبات به دبیر شورا جهت تصویب؛

2.      تهیه و اجرای طرح‌های ارزیابی مصوبات کمیسیون‌ها؛

3.      مستندسازی فعالیت‌های مربوط به ارزیابی و ارائه گزارش‌های ارزیابی به کمیته راهبردی جهت به کار گرفتن یافته‌ها؛

4.      برنامه‌ریزی فرایند پی‌گیری مصوبات شورا و اجرای آن؛

5.      تعیین ملاک‌ها، معیارها و شاخص‌های نظارت بر اجرای برنامه‌ها و تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده از فعالیت‌های پی‌گیری؛

6.      بازخوردگیری مستمر از فعالیت‌های شورا و پیامدهای فعالیت‌ها و برنامه‌ها و ارائه پیشنهادهای خود به کمیته راهبردی؛

7.      ارائه گزارش‌های بموقع از وضعیت اجرای مصوبات به دبیر شورا و ارائه توصیه‌های پیشنهادی؛

8.      برنامه‌ریزی برای جلب مشارکت فعال مدیران و متولیان در امر اجرای مصوبات شورا؛

9.      اجرای طرح‌های نظرسنجی از گروه‌های مختلف حوزویان درباره مصوبات و عملکرد شورا با هماهنگی گروه مطالعات و برنامه‌ریزی؛

10.  انجام امور محوله.

ماده 12:هر گونه تغییر در آیین‌نامه با پیشنهاد دبیر و تأیید رئیس شورا اعمال می‌شود.

ماده 13:این آیین‌نامه در سیزده ماده تاریخ  به تأیید شورای هماهنگی و پی‌گیری رهنمودهای مقام معظم رهبری و مراجع معظم تقلید در امور حوزه‌ها، رسید.

  • سامانه و خدمات
  • ويژه ها